Met meerdere mensen tegelijk in één Excel-bestand werken

Het antwoord op de vraag "kunnen we met z'n allen tegelijk in dit bestand werken?" is technisch gezien ja. Staat uw bestand in OneDrive of SharePoint en is het opgeslagen als xlsx, dan kunnen meerdere mensen het tegelijk openen en bewerken. Microsoft noemt dat medeauteur, en het werkt beter dan de gedeelde werkmap van vroeger.

De vraag die daarna komt is interessanter: tot hoeveel mensen blijft dat een goed idee? In de praktijk ligt die grens rond drie tot vijf mensen, mits zij op verschillende plekken in het bestand werken. Daarboven begint u tijd te verliezen aan het bestand in plaats van eraan te verdienen. Dit artikel beschrijft waar die grens vandaan komt, welke vier storingen u dan ziet, wat u binnen Excel nog kunt doen, en vanaf welk punt doorgaan duurder is dan overstappen.

Waarom medeauteur bij weinig mensen wel werkt

Excel houdt bij het gelijktijdig bewerken bij welke cel wie aanraakt en voegt de wijzigingen samen. Zolang twee mensen in verschillende rijen of kolommen werken, gaat dat goed: u ziet elkaars cursor, en beide wijzigingen blijven bestaan. Voor een team van drie dat één keer per week een planning bijwerkt, is dit een prima oplossing en is er geen enkele reden om iets te vervangen.

Het gaat mis op het moment dat twee mensen dezelfde regel raken. Excel heeft geen regelvergrendeling: er is geen mechanisme dat zegt "deze order is nu in behandeling door Marieke, wacht even". Wie als laatste opslaat, wint — en de ander ziet dat meestal niet, want er komt geen melding als uw wijziging stilletjes is overschreven door die van een collega.

De vier storingen die u ziet als het te druk wordt

1. Overschreven wijzigingen zonder melding. Twee mensen passen dezelfde regel aan; één van de twee aanpassingen verdwijnt. Dit wordt zelden direct opgemerkt en komt meestal pas aan het licht als een klant belt over een afspraak die "toch anders was".

2. Conflictkopieën. Bij een haperende verbinding maakt Excel of OneDrive een tweede versie van het bestand aan, vaak met de naam van een gebruiker of een datum erachter. Vanaf dat moment bestaan er twee waarheden, en iemand moet ze met de hand samenvoegen. Zo begint elk bestand dat later onaanraakbaar wordt.

3. Traagheid die met het bestand meegroeit. Elk gelijktijdig geopend exemplaar houdt de berekeningen bij. Bij bestanden met veel formules, verwijzingen naar andere bestanden of draaitabellen loopt de wachttijd per handeling op naar seconden. Dat lijkt klein, maar vijf seconden per handeling maal tweehonderd handelingen per dag is een verloren kwartier, elke dag.

4. Functies die medeauteur blokkeren. Zodra iemand een macro toevoegt, een werkblad versleutelt of het bestand opslaat als xls of xlsb, valt gelijktijdig bewerken weg. Excel meldt dan dat het bestand is vergrendeld voor bewerking, zonder altijd duidelijk te maken waarom. In grotere bestanden is dat een terugkerende bron van irritatie.

Wat u binnen Excel nog kunt doen

Voordat u iets vervangt, zijn er vier maatregelen die de pijn echt verminderen — en die niets kosten:

• Zet het bestand in OneDrive of SharePoint, niet op een netwerkschijf. Op een gewone netwerkschijf bestaat medeauteur simpelweg niet; daar krijgt de tweede gebruiker het bestand alleen-lezen te zien.
• Vergrendel de formulekolommen. Beveilig het werkblad en geef alleen de invoerkolommen vrij. Dat voorkomt de meest voorkomende schade: een collega die per ongeluk een formule overschrijft met een getal.
• Gebruik gegevensvalidatie op alles wat een vaste waarde hoort te zijn. Statussen, categorieën, afdelingen: een keuzelijst voorkomt dat dezelfde waarde op zeven manieren wordt geschreven. Dat scheelt later enorm veel opschoonwerk bij een migratie.
• Splits per gebruiker of per periode. Eén bestand per maand of per medewerker, later samengevoegd, is lelijk maar werkt — mits de samenvoeging een vaste taak van één persoon is en niet iets wat "iemand wel doet".

Deze maatregelen verlengen de houdbaarheid van het bestand met maanden, soms met een jaar. Wat ze niet doen, is de onderliggende beperking oplossen: een spreadsheet kent geen regelvergrendeling, geen verplichte veldstructuur en geen wijzigingsgeschiedenis per regel die u achteraf kunt naslaan.

Excel voegt cellen samen. Een database voorkomt dat twee mensen dezelfde regel tegelijk bewerken. Dat verschil is de hele discussie.

Reken uit wanneer doorgaan duurder wordt

De eerlijkste manier om deze knoop door te hakken is een simpele som. Tel op hoeveel tijd er per week weggaat aan: het herstellen van conflictkopieën, het naslaan wie wat heeft gewijzigd, het opnieuw invoeren van verdwenen regels en het wachten op een collega die "er nu in zit".

Komt dat boven de twee uur per week uit, dan kost het bestand u bij een gemengd uurtarief van € 40 ruim € 4.000 per jaar. Een los pakket voor vijf gebruikers kost doorgaans € 15 tot € 60 per gebruiker per maand, oftewel € 900 tot € 3.600 per jaar. Vanaf dat punt is doorgaan met het bestand dus niet goedkoper meer — het is alleen vertrouwder. Wilt u die som per bestand laten uitrekenen inclusief een risicoscore, gebruik dan de risicoscan.

Is Google Sheets het antwoord?

Voor het samenwerken zelf is Sheets beter: het verwerkt gelijktijdige bewerkingen soepeler en houdt een volledige wijzigingsgeschiedenis bij waarin u per cel kunt terugkijken wie wat wanneer heeft veranderd. Dat neemt storing één en twee grotendeels weg.

Wat het niet oplost: er is nog steeds geen regelvergrendeling, geen verplichte structuur die voorkomt dat iemand een rij tussenvoegt op de verkeerde plek, en geen verbinding met uw facturatie, voorraad of urenregistratie. Overstappen naar Sheets is daarom een prima tussenstap als het probleem puur samenwerking is, en verspilde moeite als het probleem is dat dezelfde gegevens op drie plekken worden bijgehouden.

Wanneer u gewoon in Excel moet blijven

Werkt u met z'n tweeën in een bestand dat één keer per week wordt bijgewerkt? Blijven. Gaat het om een eenmalige berekening, een begroting of een analyse die over drie maanden niet meer bestaat? Blijven. Spreadsheets zijn uitstekend in rekenen en verkennen; ze zijn slecht in het gelijktijdig, langdurig en betrouwbaar bijhouden van dezelfde gegevens door meerdere mensen. Er zijn drie situaties waarin Excel juist wint, en het heeft geen zin daar tegenin te werken.

En als u wel overstapt

Begin met het bestand waarin de meeste mensen tegelijk zitten, niet met het grootste bestand. Dat is meestal een klanten- of orderlijst, en daarmee zit u al snel in de richting van een CRM of, als het om voorraad en planning gaat, een ERP. Houd er rekening mee dat het opschonen van de gegevens meer tijd kost dan het inrichten van het systeem — de migratiepagina beschrijft de vijf fasen en wat daar in de praktijk misgaat.

Samengevat

Medeauteur in Excel werkt betrouwbaar tot ongeveer drie tot vijf mensen op verschillende plekken in hetzelfde bestand. Daarboven ziet u overschreven wijzigingen, conflictkopieën, oplopende traagheid en geblokkeerde functies. Vergrendelde formulekolommen, gegevensvalidatie en opslag in SharePoint verlengen de houdbaarheid, maar lossen het gebrek aan regelvergrendeling niet op. Kost het bestand u meer dan twee uur per week aan herstelwerk, dan is een pakket rekenkundig de goedkopere optie geworden.

Twijfelt u over uw eigen situatie? Leg uw bestanden een half uur voor — kosteloos, en u hoort ook wanneer u beter niets kunt doen.