Wanneer is een spreadsheet toe aan vervanging?
Weg uit Excel gaan betekent: één of meer spreadsheets vervangen door software waarin gegevens één keer worden vastgelegd en waarin meerdere mensen tegelijk kunnen werken zonder elkaars versie te overschrijven. Voor een mkb-bedrijf is dat zelden een totale vervanging. In de praktijk gaat het om de twee of drie bestanden die dagelijks worden bijgewerkt, door meerdere mensen worden gebruikt, en waarin een fout direct geld of een klant kost.
Een spreadsheet is toe aan vervanging zodra minstens één van deze zes signalen structureel optreedt: dezelfde gegevens worden op twee of meer plekken overgetypt; er bestaan meerdere versies van hetzelfde bestand en niemand weet welke klopt; er zit een formule of macro in die maar één persoon begrijpt; het bestand wordt zo traag of zo groot dat werken erin tijd kost; er ontbreekt controle op wie wat wanneer heeft gewijzigd; of het bestand bevat gegevens waarvoor een bewaarplicht of AVG-verplichting geldt.
Blijft het bij één bestand dat één persoon bijhoudt en waarin fouten zichtbaar en goedkoop zijn, dan is vervangen meestal verspilde moeite. De risicoscan rekent dat per bestand uit; de signalenpagina geeft de rekenvoorbeelden en de migratiepagina beschrijft hoe de overstap in vijf fasen verloopt.